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Veraltete Kernsysteme sind in vielen Unternehmen gleichzeitig Segen und Fluch. Sie bilden das stabile Rückgrat kritischer Geschäftsprozesse, blockieren aber gleichzeitig jede moderne Digitalisierungsinitiative. Manuelle Dateneingaben, fehlende Schnittstellen und die Angst vor riskanten Systemwechseln lähmen die IT-Strategie. Dieser Artikel zeigt, wie Entscheider ihre Alt-Systeme modernisieren können, ohne den stabilen Kern anzutasten. Die Lösung liegt nicht im teuren Komplettaustausch, sondern in intelligenten Brücken durch Prozessautomatisierung und moderne Schnittstellentechnologien.

Alt-Systeme & -Software: Brücke statt Abriss für Ihre Legacy-Landschaft

Alt-Systeme sind über Jahre oder Jahrzehnte gewachsene Anwendungen, die für kritische Geschäftsfunktionen unverzichtbar geworden sind. Sie verwalten Kundendaten, steuern Produktionsprozesse oder bilden das Herzstück der Buchhaltung. Ihre Stabilität und Zuverlässigkeit haben sie zu unverzichtbaren Bestandteilen der Unternehmens-IT gemacht. Doch genau diese bewährten Systeme entwickeln sich zunehmend zum Engpass für digitale Transformation und Prozessautomatisierung. Das zentrale Problem liegt in der fehlenden Kommunikationsfähigkeit dieser Systeme.

Sie wurden in einer Zeit entwickelt, als Systemintegration und digitale Ökosysteme noch keine Rolle spielten. Moderne Anwendungen wie KI-Tools, Business-Intelligence-Dashboards oder Kundenportale benötigen jedoch Zugriff auf genau diese Kerndaten. Ohne standardisierte Schnittstellen bleiben die wertvollen Informationen im Altsystem gefangen und sind für zeitgemäße Automatisierung nicht zugänglich.

Die Konsequenzen dieser technologischen Isolation sind vielfältig und kostspielig. Mitarbeiter müssen Daten manuell zwischen Systemen übertragen, was nicht nur zeitaufwendig ist, sondern auch Fehlerquellen schafft. Jeder Prozess, der das Legacy-System berührt, wird zum System- und Medienbruch und verhindert durchgängige Digitalisierung. Die Ineffizienz steigt, während gleichzeitig die Abhängigkeit von wenigen Spezialisten wächst, die das veraltete System noch bedienen können. Modernisierungsinitiativen scheitern regelmäßig an der Angst vor Datenverlust oder Betriebsstillstand bei einem Systemwechsel. Diese Situation führt zu einem Teufelskreis: Je länger die Modernisierung aufgeschoben wird, desto kritischer wird die Abhängigkeit vom Altsystem und desto riskanter erscheint jede Veränderung.

Typische Szenarien

Um die Tragweite des Problems zu verdeutlichen, lohnt sich der Blick auf konkrete Beispielsituationen aus verschiedenen Branchen. Ein mittelständischer Fertigungsbetrieb arbeitet mit einem Warenwirtschaftssystem aus den neunziger Jahren. Das System verwaltet zuverlässig Lagerbestände und Produktionsdaten, verfügt jedoch über keine moderne Programmierschnittstelle. Mitarbeiter im Vertrieb müssen Kundenanfragen manuell im modernen Customer-Relationship-Management-System erfassen und anschließend die relevanten Daten per Hand in die grünen Terminal-Masken des Altsystems übertragen. Dieser doppelte Arbeitsaufgang bindet täglich mehrere Stunden produktive Arbeitszeit und birgt erhebliche Fehlerrisiken. Die Routine wird zur kostspieligen Ineffizienz, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens leidet spürbar.

Ein Versicherungsunternehmen betreibt sein Kerngeschäft auf einem in COBOL programmierten Mainframe-System. Die Anwendung ist seit drei Jahrzehnten im Einsatz und bildet komplexe Versicherungsprodukte präzise ab. Neue digitale Kundenportale können jedoch nicht direkt auf diese Daten zugreifen. Kundenanfragen zum Vertragsstatus müssen von Sachbearbeitern manuell im Altsystem nachgeschlagen und dann in moderne Kommunikationskanäle übertragen werden. Eine automatisierte Kundenauskunft oder Integration künstlicher Intelligenz für Chatbots ist unter diesen Bedingungen nicht möglich. Die manuelle Informationsbeschaffung kostet nicht nur Zeit, sondern frustriert auch Kunden, die in anderen Lebensbereichen längst an sofortige digitale Antworten gewöhnt sind.

Ein Großhandelsunternehmen steuert seine gesamte Logistik über eine über Jahre gewachsene Access-Datenbank. Ursprünglich als Übergangslösung konzipiert, hat sich die Anwendung zum zentralen Steuerungsinstrument entwickelt. Moderne Tracking-Systeme und Lieferanten-Anbindungen lassen sich nicht integrieren, da die Datenbank weder über standardisierte Schnittstellen verfügt noch für Mehrbenutzer-Zugriff in Echtzeit ausgelegt ist. Jede Statusabfrage erfordert manuellen Eingriff durch spezialisierte Mitarbeiter. Die fehlende Systemintegration verhindert transparente Lieferketten und macht Echtzeit-Reaktionen auf Störungen unmöglich.

Ein Produktionsunternehmen nutzt eine veraltete Version eines Enterprise-Resource-Planning-Systems, für das der Hersteller längst den Support eingestellt hat. Moderne Analysewerkzeuge für Produktionsoptimierung oder vorausschauende Wartung können nicht auf die historischen Produktionsdaten zugreifen. Business-Intelligence-Projekte scheitern regelmäßig an der technischen Unmöglichkeit, die benötigten Daten automatisiert zu extrahieren. Stattdessen erstellen Mitarbeiter aufwendige manuelle Exporte in Tabellenkalkulationen, die dann in moderne Analysetools importiert werden. Diese Praxis ist nicht nur ineffizient, sondern führt auch zu Dateninkonsistenzen und erschwert fundierte Entscheidungen erheblich.

Strategien zur Modernisierung: Vom Komplettaustausch zur intelligenten Integration

Für Entscheider stellt sich die Frage, wie sie mit dieser Situation umgehen sollen. Grundsätzlich stehen mehrere Strategien zur Verfügung, die sich in Risiko, Kosten und Umsetzungsdauer erheblich unterscheiden. Der radikale Ansatz ist der Komplettaustausch des Altsystems durch eine moderne Standardsoftware. Diese Strategie verspricht langfristig die größte Flexibilität und beste Integration in moderne IT-Landschaften. Allerdings birgt sie auch erhebliche Risiken. Die Migration jahrzehntelang gewachsener Datenbestände ist komplex und fehleranfällig. Geschäftsprozesse, die über Jahre an das Altsystem angepasst wurden, müssen neu definiert und implementiert werden. In vielen Fällen führt dieser Ansatz zu monatelangen Projektlaufzeiten, erheblichen Kosten und temporären Produktivitätseinbußen. Das Risiko von Datenverlust oder kritischen Systemausfällen während der Umstellung ist real und kann den Geschäftsbetrieb gefährden.

Eine konservativere Strategie ist die schrittweise Ablösung durch parallelen Betrieb. Dabei wird das neue System zunächst nur für ausgewählte Prozesse oder Unternehmensbereiche eingeführt, während das Altsystem weiter betrieben wird. Dieser Ansatz reduziert zwar das Risiko, schafft aber neue Herausforderungen in der Systemlandschaft. Die Synchronisation zwischen altem und neuem System erfordert aufwendige Schnittstellen oder weiterhin manuelle Datenpflege. Die Gesamtkomplexität der IT-Landschaft steigt zunächst, bevor sie durch vollständige Ablösung des Altsystems wieder sinkt. Unternehmen befinden sich in dieser Phase häufig in einer unbefriedigenden Übergangssituation, die sich über Jahre hinziehen kann.

Eine zunehmend bevorzugte Alternative ist die Modernisierung durch Ummantelung des bestehenden Systems. Statt das stabile Kernsystem zu ersetzen, werden moderne Schnittstellen und Automatisierungsschichten davor geschaltet. Dieser Ansatz ermöglicht es, die bewährte Stabilität des Altsystems zu bewahren, während gleichzeitig die Vorteile moderner Digitalisierung und Integration genutzt werden können. Die Umsetzung und Entwicklung ist in der Regel schneller und risikoärmer als ein Komplettaustausch und kann schrittweise erfolgen. Das Altsystem bleibt dabei als verlässliches Fundament bestehen, wird aber durch moderne Zugangswege ergänzt, die es für zeitgemäße Anwendungen nutzbar machen.

Technische Lösungsansätze: APIs und Automatisierung als Brückentechnologien

Die praktische Umsetzung der Ummantelungsstrategie erfolgt über zwei hauptsächliche technische Ansätze, die je nach Systemarchitektur einzeln oder kombiniert zum Einsatz kommen. Der erste Ansatz ist die Entwicklung einer modernen API-Schicht als Übersetzer zwischen Altsystem und neuen Anwendungen. Wenn das Legacy-System über eine zugängliche Datenbank oder rudimentäre Schnittstellen verfügt, kann eine Anwendungsprogrammierschnittstelle entwickelt werden, die nach außen moderne Standards bedient, intern aber mit dem Altsystem kommuniziert. Diese API fungiert als kontrollierte Zugangspforte zu den Altdaten und ermöglicht es neuen Anwendungen, Informationen abzufragen oder zu ändern, ohne direkt mit der veralteten Systemarchitektur interagieren zu müssen. Die Integration in moderne Cloud-Anwendungen, mobile Apps oder KI-Systeme wird dadurch möglich, ohne den Kern des Altsystems anzutasten.

Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile. Die API kann Sicherheits- und Validierungslogik implementieren, die das Altsystem vor unerwünschten Zugriffen schützt. Sie kann Datenformate transformieren und moderne Authentifizierungsmechanismen bereitstellen. Entwickler neuer Anwendungen müssen sich nicht mit der Komplexität des Legacy-Systems auseinandersetzen, sondern arbeiten mit standardisierten, dokumentierten Schnittstellen. Die Abhängigkeit von Spezialwissen über das Altsystem wird reduziert, da die API-Entwicklung mit modernen Technologien und Methoden erfolgt. Zudem ermöglicht die API-Schicht eine zentrale Überwachung aller Zugriffe auf das Altsystem, was Transparenz schafft und Fehleranalysen erleichtert. Der Einsatz von APIs als Integrationsbrücke hat sich in der Praxis vielfach bewährt.

Wenn jedoch kein direkter Zugriff auf Datenbank oder Schnittstellen möglich ist, kommt Robotic Process Automation als zweiter Ansatz zum Einsatz. Software-Roboter interagieren dabei mit der Benutzeroberfläche des Altsystems, ähnlich wie ein menschlicher Anwender es tun würde. Diese Bots können Daten aus Eingabemasken auslesen, Informationen in Formulare eintragen oder Berichte generieren. Sie arbeiten regelbasiert und können repetitive Aufgaben schnell und fehlerfrei ausführen. Besonders bei Systemen mit Terminal-Oberflächen oder bei komplexen Anwendungen, deren Datenbank nicht zugänglich ist, bietet diese Methode oft den einzigen praktikablen Weg zur Automatisierung. Robotic Process Automation hat sich als zuverlässige Brückentechnologie etabliert.

Die Robotic-Process-Automation-Lösung hat den Vorteil, dass sie ohne Eingriffe in das Altsystem auskommt. Das Legacy-System bleibt vollständig unverändert, was Risiken minimiert und keine Zustimmung des ursprünglichen Herstellers erfordert. Die Implementierung kann vergleichsweise schnell erfolgen, da keine tiefgreifenden Systemänderungen notwendig sind. Allerdings ist dieser Ansatz anfälliger für Änderungen an der Benutzeroberfläche des Altsystems und erfordert regelmäßige Anpassungen bei Updates oder Änderungen der Masken. Zudem können Robotic-Process-Automation-Lösungen bei sehr komplexen Benutzerinteraktionen an Grenzen stoßen und sind in ihrer Ausführungsgeschwindigkeit langsamer als direkte API-Zugriffe.

In der Praxis hat sich häufig eine Kombination beider Ansätze als optimal erwiesen. Für häufige, zeitkritische Zugriffe wird eine API-Schicht entwickelt, während für seltenere oder komplexere Interaktionen Robotic Process Automation eingesetzt wird. Diese hybride Strategie maximiert die Flexibilität und ermöglicht eine schrittweise Modernisierung entsprechend der Geschäftsprioritäten.

Unternehmen können mit schnell umsetzbaren Robotic-Process-Automation-Projekten beginnen, die sofortige Entlastung bringen und parallel langfristig stabilere API-Lösungen entwickeln. Die Entscheidung zwischen beiden Ansätzen hängt stark von der individuellen technischen Situation, den verfügbaren Ressourcen und den strategischen Zielen ab.

Konkrete Handlungsschritte für Entscheider: Von der Analyse zur Umsetzung

Für Entscheider, die das Problem der Alt-Systeme in ihrem Unternehmen angehen möchten, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen in mehreren Phasen. Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme der eigenen Systemlandschaft. Welche Systeme sind tatsächlich kritisch für den Geschäftsbetrieb? Wo entstehen die größten manuellen Aufwände durch fehlende Integration? Welche Digitalisierungsprojekte scheitern regelmäßig an mangelnden Schnittstellen? Diese Analyse sollte nicht nur technische Aspekte berücksichtigen, sondern auch die Geschäftsprozesse und ihre Abhängigkeiten von den jeweiligen Systemen einbeziehen. Häufig zeigt sich dabei, dass nicht alle als problematisch empfundenen Systeme tatsächlich die gleiche Priorität haben. Eine systematische Erfassung der Automatisierungspotenziale schafft die notwendige Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Auf Basis dieser Bestandsaufnahme folgt eine technische Machbarkeitsanalyse. Ist direkter Datenbankzugriff möglich? Existieren bereits rudimentäre Schnittstellen, die erweitert werden könnten? Wie komplex ist die Benutzeroberfläche für einen potenziellen Robotic-Process-Automation-Einsatz? Welche Dokumentation ist noch verfügbar? Gibt es interne oder externe Spezialisten mit Kenntnissen des Systems? Diese Fragen bestimmen, welcher technische Ansatz für das jeweilige System am besten geeignet ist. Die Analyse sollte auch die Zukunftsperspektive des Altsystems einbeziehen: Wie lange wird es voraussichtlich noch im Einsatz sein? Lohnt sich eine aufwendige Integration oder ist mittelfristig ohnehin eine Ablösung geplant? Diese strategischen Überlegungen beeinflussen maßgeblich die Investitionsentscheidung.

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Priorisierung nach Geschäftswert. Nicht jede manuelle Tätigkeit rechtfertigt den Aufwand einer technischen Lösung. Entscheidend ist, wo die größten Effizienzgewinne erzielt werden können oder welche Digitalisierungsinitiativen den höchsten strategischen Wert haben. Ein pragmatischer Ansatz beginnt mit einem überschaubaren Pilotprojekt, das einen klaren Mehrwert liefert und als Blaupause für weitere Modernisierungen dienen kann. Erfolgreiche Piloten schaffen nicht nur technische Grundlagen, sondern auch organisatorische Akzeptanz für weitere Schritte. Die Identifikation von Low-Hanging Fruits ermöglicht schnelle Erfolge, die Momentum für umfassendere Transformationen schaffen.

Bei der Umsetzung ist die Wahl zwischen interner Entwicklung und externer Unterstützung zu treffen. Verfügt das Unternehmen über die notwendigen Kompetenzen in moderner API-Entwicklung oder Robotic Process Automation? Kann das Projekt neben dem Tagesgeschäft bewältigt werden? Externe Spezialisten bringen Erfahrung aus vergleichbaren Projekten mit und können Risiken besser einschätzen. Gleichzeitig ist der Aufbau interner Kompetenz wichtig für die langfristige Betreuung und Weiterentwicklung der Lösungen. Ein hybrider Ansatz, bei dem externe Partner das Projekt initiieren und gleichzeitig interne Teams geschult werden, hat sich häufig als erfolgreich erwiesen. Training und die Befähigung der eigenen Mitarbeiter sichert die Nachhaltigkeit der Modernisierungsmaßnahmen.

Ein kritischer Erfolgsfaktor ist das kontinuierliche Monitoring der geschaffenen Schnittstellen. APIs und Automatisierungslösungen müssen überwacht werden, um Ausfälle schnell zu erkennen. Besonders bei Robotic-Process-Automation-Lösungen können Updates oder Änderungen am Altsystem die Automatisierung beeinträchtigen. Ein strukturiertes Betriebskonzept mit klaren Verantwortlichkeiten und Eskalationswegen ist daher unverzichtbar. Moderne Monitoring-Tools können automatisch Alarme auslösen, wenn Schnittstellen nicht wie erwartet funktionieren oder Performance-Schwellwerte überschritten werden. Die proaktive Überwachung von Automatisierungsprozessen verhindert, dass kleine technische Probleme zu großen Betriebsstörungen eskalieren.

Parallel zur technischen Umsetzung sollten die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig eingebunden werden. Automatisierung verändert Arbeitsabläufe und kann Ängste auslösen. Transparente Kommunikation über Ziele und Nutzen sowie Schulungen für die neuen Prozesse schaffen Akzeptanz. Häufig zeigt sich, dass Mitarbeiter die Entlastung von repetitiven Tätigkeiten schätzen und sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Die Einbindung von Anwendern bereits in der Konzeptionsphase erhöht die Qualität der Lösung und reduziert Widerstände. Mitarbeiter, die das Altsystem täglich nutzen, kennen dessen Eigenheiten und können wertvolle Hinweise für die Gestaltung von Automatisierungen geben. Ihr Wissen ist eine unterschätzte Ressource, die den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen kann.

Fazit: Modernisierung als strategische Chance nutzen

Alt-Systeme sind kein unvermeidbares Hindernis für die Digitalisierung, sondern eine lösbare Herausforderung. Die Wahl zwischen riskantem Komplettaustausch und intelligenter Ummantelung durch moderne Schnittstellen und Prozessautomatisierung fällt in den meisten Fällen zugunsten der risikoärmeren Brückenlösung aus. Durch gezielte API-Entwicklung oder den Einsatz von Robotic Process Automation lassen sich bewährte Kernsysteme in moderne IT-Landschaften integrieren, ohne ihre Stabilität zu gefährden. Für Entscheider liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer systematischen Analyse der eigenen Systemlandschaft, einer klaren Priorisierung nach Geschäftswert und einem pragmatischen Vorgehen mit überschaubaren Pilotprojekten.

Die gewonnene Flexibilität und Effizienz durch automatisierte Prozesse und durchgängige Integration rechtfertigt die Investition und schafft die Grundlage für weitere Digitalisierungsinitiativen.

Die technische Umsetzung ist dabei nur ein Aspekt - mindestens ebenso wichtig sind die organisatorische Einbindung der Mitarbeiter, der Aufbau interner Kompetenzen und die Etablierung nachhaltiger Betriebsprozesse. Unternehmen, die ihre Alt-Systeme erfolgreich modernisieren, verschaffen sich nicht nur operative Vorteile durch reduzierte manuelle Aufwände und geringere Fehlerquoten. Sie schaffen auch die technologische Grundlage für künftige Innovationen, sei es durch Künstliche Intelligenz, erweiterte Datenanalysen oder neue Geschäftsmodelle. Die Investition in Brückentechnologien zahlt sich damit mehrfach aus: durch unmittelbare Effizienzgewinne, durch geringere Projektrisiken gegenüber einem Komplettaustausch und durch strategische Handlungsfähigkeit für die digitale Zukunft. Beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme Ihrer kritischen Alt-Systeme und identifizieren Sie das Projekt mit dem größten Mehrwert für Ihr Unternehmen. Der erste Schritt zur Modernisierung ist oft einfacher als gedacht.